Когда стартапер только начинает собственный бизнес, перед ним стоит так много рабочих задач, а времени на все слишком мало. Единственный выход – следить за продуктивностью рабочего времени. Участники дискуссии на Quora занялись этим вопросом вплотную, обсуждая наиболее годные приемы повышения эффективности для CEO стартапа. AIN.UA подготовил список наиболее рейтинговых комментариев.
1. Составлять Mind Map (графический план заданий)
CEO компании по организации ивентов и софтверной компании Пол Клип называет самого себя «гиком придуктивности», т.е. тем, кто сильно заинтересован в ее повышении. Он приходит домой не позже 17:00 и выполняет все семейные обязанности, не занимаясь работой дома. Он организует свой рабочий день таким образом, чтобы успеть все за 30 часов в неделю.
Впервые он составлял графический план заданий на бумаге, потом перешел на онлайн-сервисы по типу mindmeister.com. В конечном итоге получается наглядная графическая схема, где все жизненные планы разделены по категориям «Дом», «Работа», «Семья», «Волонтерская работа». В каждом секторе есть подкатегории долгосрочных заданий, а уже в них – практические задания на сейчас. Пол каждый понедельник утром садится на 15 минут и составляет такой план на неделю, удаляет уже выполненные задания, дописывает новые, выделяет срочные задания и т.д.
2. Делегировать задания и нанимать фрилансеров
Если у вас не получается выполнить какой-то вид работы, лучше перепоручите его кому-то. Всегда есть возможность найти кого-то на oDesk или Elance, кто согласиться выполнить эту работу за $5 в час, говорит Матт ДеСеллес.
3. Использовать софт для контроля продуктивности
Подобных решений существует много. Матт рекомендует сервис RescueTime, которые анализирует количество времени, уходящее на выполнение определенных заданий и подсчитывает продуктивность. Также можно отследить, сколько времени было потрачено на Facebook или YouTube. За неделю такой сервис создает отчет о продуктивности работы пользователя. Отвлекающие сайты можно заблокировать.
4. Создавать комфортные условия для работы, бороться с отвлекающими вещами
Это касается всего, что отвлекает – звонков или SMS: если перед вами стоит трудное или срочное задание, лучше поставить телефон на беззвучный режим. Новая функция доступна в iOS 6 – Do Not Disturb – она отключает звуковые уведомления и сообщения в виброрежиме. Некоторые работают лучше, используя фоновую музыку: ритмичная мелодия поможет создать что-то вроде «рабочего транса».
Смски, звонки, уведомления – все это влияет на вашу способность контролировать время, пишет еще одни участник дискуссии. Если вам позвонили, а вы сняли трубку – то вы общаетесь тогда когда удобно позвонившему, а не вам. СЕО стартапа не может тратить свое время просто так. Достаточно просто отключить звук в смартфоне, чтобы перезванивать в удобное для себя время.
5. Сортировать почту
О множестве сервисов по работе с личной почтой пишут постоянно. Очень быстро можно добиться определенного минимума: помечать некоторые адреса как VIP (очень избирательно) и проверять только письма от них в случае крайней занятости.
Нужно понимать, что чем больше писем вы отправите за день, тем больше получите в ответ. Матт рекомендует на обычную почту отвечать или рано утром, или поздно вечером, когда меньше шансов, что собеседник напишет моментальный ответ, завязывая переписку. Если не хотите обижать собеседника краткостью сообщения или перейти сразу к сути, добавьте в подпись «Sent from my iPhone», советует Матт.
6. Выделить хотя бы один день в неделю, полностью свободный от встреч
Идея No Meeting Wednesdays («По средам — никаких встреч») началась в Facebook. Ее посоветовал CEO Asana, Дастин Московиц. Это огромная ценность – знать, что вы получили личное время для себя, без необходимости отвечать на звонки и письма по работе.
7. Начинать работу рано утром и делать перерывы в течение дня
У каждого человека свои биоритмы – распорядок дня, пики и спады продуктивности. Но работать ранним утром хорошо вот почему: вас практически никто не будет отвлекать.
И еще один совет, о котором часто забывают. Каждый человек имеет собственный период максимальной внимательности и концентрации. У кого-то это занимает час, у кого-то больше. Когда такой период закончится, необходимо сделать маленький перерыв на кофе или прогулку, а потом опять вернуться в офис.
