Ограничительные меры из-за распространения вируса COVID-19 создают новые вызовы для бизнеса. Естественно возникают вопросы, как продолжать вести дела в условиях карантина и других ограничений.
К счастью, современные технологии и более гибкое законодательство позволяют дистанционно вести переговоры и встречи, заключать и изменять соглашения, проводить общее собрание и тому подобное.
Хотим напомнить о деловых практиках, которые помогут не останавливать и активно вести свой бизнес несмотря на введенные ограничения.
Как заключать сделки на расстоянии?
Законодательство Украины не требует одновременного присутствия сторон при подписании договоров, кроме тех, которые требуют нотариального удостоверения. В связи с этим, в деловом обороте регулярно используются разнообразные практики дистанционного заключения и подписания договоров.
Согласование содержания соглашений
В различных бизнес-сферах стороны могут использовать как стандартные формы договоров (например, стандартные договоры поставки GAFTA) с минимальными изменениями, так и согласовывать сложные уникальные договора (например, в сложных M&A сделках).
Переговоры по содержанию договора могут проводиться на личных встречах, или, чаще, на конференц-звонках. В любом случае, множество программного обеспечения (Microsoft Teams, Zoom, Skype) позволяет проводить видеоконференции, которые могут заменить личные встречи для согласования условий договоров.
Обмен подписанными версиями договора
Случаи, когда стороны собираются в одном помещении для собственноручной подписания договора - скорее исключение и "штамп из сериала", чем реальная деловая практика.
После того, как стороны согласовали, скажем, финальный текст договора поручительства, одна сторона распечатывает и подписывает его в двух экземплярах и направляет по почте или курьером другой стороне. Другая сторона подписывает оба экземпляра, оставляет один себе, а другой возвращает контрагенту.
Электронный договор
Приведенный выше способ подписания договоров будет "тривиальным" для большинства. Интереснее и все более распространенным среди украинского бизнеса является заключение договоров в электронной форме.
Гражданский кодекс Украины прямо приравнивает юридическую силу электронного договора силе договора, заключенного на бумаге. Новый Закон Украины "Об электронных доверительных услугах" адаптировал законодательство Украины до современным мировых стандартов электронной идентификации (среди прочего, урегулировав услугу MobileID, что дало толчок украинскому интернет-банкингу).
Уже длительное время пользователям доступны удобные сервисы электронного подписания документов, в которых создание и использование электронной подписи "встроены" в функционал.
Для заключения электронных договоров, вы можете воспользоваться такими сервисами, как DocuSign. Некоторые программы, например, AXDRAFT, дают функционал не только на электронное подписание, но и на автоматизированное заключение и дистанционное согласование текста договора.
Как потом доказывать в суде?
В случае физического обмена подписанными версиями договоров с доведением заключения сделки и ее содержания в суде возникать не должно - у вас будет бумажный оригинальный экземпляр, который можно представить как письменное доказательство.
По электронной форме - одной из проблем, которая уменьшала желание сторон заключать сделки в электронной форме, оставался вопрос приведения в суде. В то же время, специальное законодательство определяет, что сама по себе электронная форма документа не ведет к его недопустимости в качестве доказательства, а новые процессуальные кодексы прямо предусмотрели электронныое доказательство как одно из средств доказывания. Более того, в своих решениях новый Верховный Суд неоднократно подтверждал о взыскании задолженности по договорам, заключенным в электронной форме.
Общее собрание без личного присутствия?
Еще один важный аспект ведения бизнеса, который на время карантина может понадобиться перевести в режим online - общее собрание участников хозяйственных обществ.
К счастью, в действующем законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах действенны альтернативы физическому присутствию. Конечно, перед тем, как выбирать любую из них, следует также проверить положения учредительных документов хозяйственного общества.
ООО и ОДО
Новый Закон Украины "Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью" предоставляет действенные способы проведения собрания без физического присутствия:
- в режиме видеоконференции, если это позволяет одновременно видеть и слышать всех присутствующих участников. По результатам таких собраний заключается протокол, который подписывает председатель собрания и
- в режиме принятия решений путем опроса. Инициатор опроса направляет всем участникам общества соответствующий опрос с проектом решения из предложенных вопросов и сроком ответа. Согласие на решение предоставляется подписанием и обратным направлением запроса (устав может дополнительно требовать нотариального заверения подписи). Однако, обратите внимание на то, что законодательство прямо запрещает принимать определенные решения (например, внесение изменений в устав) путем опроса.
Акционерные общества
Для АО действующее законодательство предусматривает только возможность принятия решения путем опроса - если это предусмотрено уставом общества и количество акционеров не превышает 25 человек.
В то же время, как следует из недавнего сообщения регулятора, НКЦБФР осознает необходимость разрешить дистанционное проведение общих собраний акционерных обществ и готовит соответствующие изменения в законодательство.
