Эффективные решения для бизнеса во многом зависят от использования технологий, это уже неоспоримый факт. Поэтому любая компания рано или поздно сталкивается с вопросом автоматизации своих бизнес-процессов. Конечно, автоматизация не является панацеей от всех проблем в ведении бизнеса, однако ее использование позволяет повысить конкурентоспособность компании на рынке, упростить ее деятельность и оптимизировать использование ресурсов.
Большой, средний и малый бизнес: кому нужна автоматизация?
Масштабы большого бизнеса не позволяют ему обходиться без автоматизации. И дело не только в количестве сотрудников. Как правило, большой бизнес отличается многоуровневой моделью процессов, которую автоматизация и позволяет упростить и сделать более эффективной. Что касается малого и среднего бизнеса, то для него вопрос автоматизации стандартов зачастую еще не кажется настолько острым. Но на самом деле стандартизация бизнес-процессов позволяет малому и среднему бизнесу расти быстрее, более системно и эффективно, сразу выстраивая все процессы и налаживая их в ходе работы. Автоматизацию внедряют обычно для отдельных процессов, таких как обучение персонала, отчетность, бухгалтерский учет или для оптимизации и контроля продаж.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Технологии развиваются так быстро, что автоматизировать можно практически все типы бизнес-процессов. Если возвращаться к преимуществам автоматизации стандартов, то можно выделить:
- Оптимизация использования ресурсов. Например, сокращение времени на выполнение задач или минимизация человеческого фактора. Часть работы будет выполняться программой, что позволит оптимизировать работу текущего персонала и повысить качество его работы.
- Контроль деятельности предприятия на всех этапах. Для промежуточного контроля достаточно следить за отчетами сотрудников в программе.
- Возможность внедрения персонализированных программ лояльности. Это относится к CRM-системам, которые содержат данные о клиентах в единой базе, доступной для всех точек и подразделений предприятия, что позволяет учитывать интересы клиентов для рассылки специальных предложений.
- Централизация работы. Автоматизация позволяет контролировать огромное количество выполняемых задач персоналом из разных отделов и точек компании удобным способом.
Есть ли место автоматизации в сфере франчайзинга
Для франчайзера и франчайзи автоматизация открывает возможности для взаимодействий и сотрудничества в различных аспектах: маркетинг, продажи, отчетность, управление ресурсами, коммуникация и многое другое. А главное, - с помощью внедрения специальной программы можно существенно сократить время на обучение франчайзи и персонала.
Предприятия, которые развиваются по системе франчайзинга, условно можно разделить на две группы. К первой группе относятся те, кто оказывает полную поддержку партнерам (от поиска помещения до консультаций 24/7). Ко второй – те операторы, которые только продают право на использование бренда, необходимые документы и материалы. То есть цель второй группы франчайзеров можно сформулировать так: «Масштабировать бизнес без лишних усилий». Преимущественно, это относится к известным сетям, франшизы которых покупают чаще благодаря бренду. Определенную часть франчайзинговой поддержки для запуска бизнеса партнером действительно возможно исключить, но без обучения, которое включает ценности и стандарты работы сети, обойтись невозможно. Поэтому здесь возникает необходимость автоматизации процесса обучения персонала.
Иностранный опыт VS отечественный
Зарубежный опыт свидетельствует, что в США и ряде стран Европы использование платформ для автоматизации франшизы уже давно стало неотъемлемой частью франчайзингового бизнеса. Функционал платформ самый разнообразный: начиная от привлечения новых партнеров и заканчивая оплатой роялти и коммуникацией франчайзи внутри сети. Сюда же загружаются все необходимые документы и материалы для ведения бизнеса. По итогу, у франчайзи есть свой личный кабинет, где он может найти все необходимые стандарты работы, обучающие материалы, отслеживать финансовые показатели своей точки, давать задачи персоналу, управлять заказами и даже консультироваться с другими коллегами.
Если же говорить об Украине, здесь ситуация немного другая: для автоматизации бизнес-процессов компании используют разное программное обеспечение. Например, 1С – для бухгалтерии и продаж, разные CRM-системы – для работы с клиентами и ERP-системы – для руководства деятельностью сети. Проблема в том, что, внедряя несколько программ, компании потом начинают задумываться, как их интегрировать между собой.
Второй аспект, который важен для франчайзинга, но тоже упускается – это процесс обучения персонала. В Украине только сейчас наконец-то появилась облачная платформа FMS, которая автоматизирует обучение сотрудников, за счет чего оно проходит быстрее и качественнее.
Ранее компании, заинтересованные в качественном обучении персонала, были вынуждены самостоятельно разрабатывать платформы конкретно под свой бизнес, это достаточно дорогой и трудоемкий процесс, что напрямую влияет и на стоимость франшизы.
Почему автоматизированные платформы так важны для франшизы?
Франшиза – это прежде всего стандарты. Ведь основная идея в том, чтобы другой человек мог открыть точно такой же бизнес, как и франчайзер. И покупатель, который берет стаканчик кофе в Киеве, не отличил бы его от того, которое он проездом покупает во Львове в той же кофейне. С другой стороны, стандарты некоторых компаний могут насчитывать до тысячи страниц и даже более, поэтому время на их изучение затягивается, либо же сами материалы обрабатываются не до конца.
В то же время, самый частый вопрос, который задают более 95% потенциальных франчайзи при покупке франшизы - как именно будет проходить процесс обучения и адаптации персонала для их точки? Будет ли компания-франчайзер контролировать качество работы персонала?
Внедрение платформ по типу LMS позволяет одновременно обучать персонал из разных отделов без отрыва от рабочего процесса. В таких системах, в основном, предусмотрен интуитивно понятный интерфейс как для обучающихся, так и для кураторов учебных курсов, а инструменты платформ можно адаптировать под конкретные потребности. Это экономит время франчайзера, упрощает стартовую коммуникацию с франчайзи, а также позволяет отслеживать прогресс обучения и отсеивать кандидатов, которые не справляются с поставленными задачами или не подходят на ту или иную должность.
Экономическая сторона медали автоматизации
Программные решения экономят время, деньги и ресурсы. Например, LMS системы помогают увеличить скорость адаптации новых сотрудников до 150%, CRM-системы – снизить административные расходы (до 20%) и увеличить объемы продаж, а ERP-системы – сократить операционные расходы и ускорить время обработки заказов. Одним из трендов, набравших популярность во время карантинных ограничений, является перенос программных решений «На облако», что также помогает сэкономить время, в первую очередь, на установку и адаптацию.
С каждым годом на рынке появляется больше программных решений, готовых облегчить жизнь как маленькой кофейне, так и большому производственному предприятию. А сама автоматизация безусловно является важной инвестицией компании в улучшение своей эффективности, в том числе и во франчайзинге.
Автоматизировать управление бизнесом можно уже сейчас! В Украине запустилась первая платформа для автоматизации работы и управления сетями от компании MOST. Автоматизация является важной составляющей создания качественной франшизы, но также несет и массу пользы владельцам собственных бизнес-сетей. Улучшение качества контроля за точками, рост качества конечного продукта, ускорение обучения сотрудников и другие результаты напрямую связаны с внедрением автоматизации. Имея облачную автоматизированную платформу, владелец бизнеса экономит до 95% своего собственного времени на управление сетью и обучение персонала, а также до 70% финансовых затрат на поддержку точек сети.
Автор статьи: Бенивская Екатерина, соучредитель и исполнительный директор компании MOST
